Klant betaalt niet? Zo pak je een onbetaalde factuur aan

Een klant die niet betaalt is vervelend — maar meestal los je het op met een paar rustige stappen. Belangrijk is dat je op tijd en netjes handelt. Hier lees je hoe.

Stap 1 — Check eerst je eigen factuur

Voor je een herinnering stuurt: klopt je factuur wel? Staan het juiste bedrag, de betaaltermijn en je rekeningnummer erop? Een onbetaalde factuur is soms gewoon een factuur die de klant niet goed kon verwerken.

Stap 2 — Stuur een vriendelijke herinnering

Is de betaaltermijn net voorbij? Stuur dan een korte, vriendelijke herinnering. Vaak is het simpelweg vergeten. Verwijs naar het factuurnummer en de vervaldatum, en vraag of ze het alsnog willen betalen.

Stap 3 — Stuur een tweede herinnering (aanmaning)

Blijft betaling uit? Stuur dan een aanmaning: een stevigere herinnering met een duidelijke nieuwe deadline (bijvoorbeeld binnen 14 dagen). Maak duidelijk wat er gebeurt als er dan nog niet betaald wordt.

Lever je aan particulieren? Dan geldt vaak dat je eerst een kosteloze "14-dagen brief" moet sturen voordat je extra kosten mag rekenen. Bij bedrijven zijn de regels soepeler. Check de exacte regels voor jouw situatie.

Stap 4 — Reken rente en kosten

Betaalt de klant ook na de aanmaning niet, dan mag je vaak wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen. De precieze bedragen en voorwaarden verschillen per situatie (particulier of bedrijf), dus zoek die van tevoren op.

Stap 5 — Schakel hulp in

Helpt dat allemaal niet? Dan kun je een incassobureau inschakelen, of bij grotere bedragen naar de rechter stappen. Vaak is de dreiging alleen al genoeg om betaling los te krijgen.

Voorkomen is beter: houd het overzicht

De beste aanpak is voorkomen dat een factuur onopgemerkt blijft liggen. Stuur je facturen op tijd, zet een duidelijke betaaltermijn, en houd bij welke facturen nog openstaan.

In BoekBrug verstuur je je facturen direct en zie je — dankzij het matchen met je bankafschrift — welke betaald zijn en welke nog openstaan. Zo weet je meteen wie een herinnering nodig heeft, en blijft geen factuur onopgemerkt liggen.

Belangrijk

Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies. De exacte regels rond aanmaningen, rente en incassokosten verschillen. Voor jouw situatie raadpleeg je een deskundige of een betrouwbare bron zoals de Kamer van Koophandel.